Comment bien préparer son voyage d’affaires ?

Aller en voyage d’affaires n’est pas donné à n’importe qui. Si vous êtes autoentrepreneur tant mieux. Mais, dans le cas contraire, c’est que votre supérieur a une extrême confiance en vous. Pour réussir un tel voyage, vous devez bien le préparer. Voici des astuces pour bien faire les préparatifs de votre voyage d’affaires.

Être à jour vis-à-vis de l’administration

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Voyager pour les affaires ou pour toute une autre raison nécessite que vos pièces administratives soient à jour. À cet effet, veillez à établir ou du moins à renouveler vos pièces d’identités et autres pièces administratives avant le départ. En réalité, vos documents administratifs doivent être en cours de validité tout le temps que prendra votre séjour. Vérifiez donc bien la date d’expiration de vos pièces. Pour ne pas être en déphasage avec les délais administratifs, faites la demande de vos passeports et visas à temps.

Planifier votre logistique pour le voyage d’affaires

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Pour éviter certains désagréments que peuvent causer les smartphones, notamment une batterie à plat, pensez à imprimer toutes vos réservations. Par ailleurs, tous vos déplacements sur les lieux doivent être prévus à l’avance. Des rencontres peuvent se tenir dans différentes villes. Pour ne pas les manquer, vous pourrez même y aller en louant un jet privé. Toutefois, cela doit être programmé au préalable en vue de ne pas improviser.

Être prévoyant sur sa santé

Un voyage d’affaires, ce n’est pas des vacances. Vous y allez pour atteindre un résultat dans un temps bien défini. Ce n’est donc pas le moment d’avoir des soucis sanitaires. C’est pour cette raison que vous devez informer votre médecin et mettre à jour vos vaccinations avant le jour du vol. Notez que certains vaccins exigent un premier rappel. Il faudra donc les prévoir à l’avance. Prudence est mère de sûreté dit-on. Vous pouvez donc y aller aussi avec votre trousse à pharmacie complète.

Aussi, il serait souhaitable de souscrire à une assurance d’assistance maladie de rapatriement. Par ailleurs, renseignez-vous sur la météo de la ville hôte pour préparer votre valise en conséquence. Il serait dommage d’aller avec des vêtements d’été alors que de l’autre côté, l’hiver bat son plein. Le froid pourrait vous rendre malade et vous serez obligé de faire des dépenses imprévues pour éviter cela.

Quelques mesures sécuritaires

Lorsque vous avez en main toutes vos documents administratifs et toute la paperasse nécessaire pour les diverses tâches de la mission, pensez à les numériser. Cela évitera les pertes, ou les oublis de leur emplacement. Numérisez et stockez-les sur une clé USB, sur drive ou sur un cloud. Vous pouvez même le faire dans votre boîte mail.

N’oubliez pas de prendre vos chargeurs d’appareils et aussi votre adaptateur de courant. Vous pouvez aussi installer des antivirus sur vos postes pour ne pas endommager vos fichiers. Aussi, imprimez vos documents pour ne pas être surpris par des pannes de vos appareils électroniques.

Par ailleurs, ne cherchez pas à voyager avec trop d’affaires. Soyez léger pour éviter une plausible perte de vos bagages qui risque de vous empêcher de mener à bien la mission du voyage. En conséquence, voyagez avec une valise cabine léger. N’oubliez pas d’y mettre les quelques vêtements adéquats aux différents évènements de la mission.

Optimiser son temps sur place

Une fois sur place, vous devez avoir une idée précise des endroits où vous allez et du temps que cela va prendre. Pour optimiser votre temps, il serait donc judicieux de faire un programme fixe, en tenant compte des aléas possibles tels que les embouteillages ou les retards dans les transports. Vous pouvez aussi réaliser une liste de priorités pour ne pas perdre de temps à chercher ce qui est indispensable.

Afin de faciliter vos déplacements sur place, vous pouvez recourir aux services d’un guide touristique local. Celui-ci aura la connaissance parfaite des lieux à visiter et saura adapter son discours en fonction de votre domaine d’activité professionnelle.

Si vous n’êtes pas adeptes des guides touristiques locaux ou si ceux-ci sont hors budget, certaines applications mobiles peuvent être téléchargées gratuitement ou contre paiement pour simplifier la vie durant votre séjour professionnel : elles permettent non seulement d’avoir accès à un plan avec l’emplacement exact des monuments historiques, mais aussi aux restaurants spécialisés dans la cuisine locale et bien plus encore. Vous pouvez aussi utiliser l’application mobile Google Maps pour bénéficier d’un guidage GPS pendant vos déplacements.

Lorsque votre journée est terminée et que le soir venu vient l’heure de se reposer après toute cette activité intense, rien ne vaut un bon massage, qu’il soit thaïlandais ou suédois, pour aider à détendre ses muscles fatigués !

Se familiariser avec la culture locale pour mieux s’adapter

Un autre aspect important à considérer lors de votre voyage d’affaires est la culture locale. Vous devez vous familiariser avec les us et coutumes du pays que vous visitez pour pouvoir mieux communiquer avec vos partenaires commerciaux notamment. Les différences culturelles peuvent parfois être très marquées entre deux pays, si bien qu’il peut arriver que certains comportements soient mal perçus dans un autre.

Pour éviter les faux pas, vous devez faire des recherches sur Internet ou auprès de personnes ayant déjà voyagé dans le pays. Vous pouvez aussi parler directement à vos hôtes en leur demandant conseil quant aux pratiques locales qu’il faut suivre impérativement pour ne pas offenser ou choquer.

Il n’est pas rare que certains sujets soient tabous dans certaines cultures. Par exemple, en Chine, il est préférable de ne jamais mentionner Taïwan ni le Tibet car cela peut créer une tension diplomatique inutile. Dans d’autres pays asiatiques comme au Japon et en Corée du Sud par exemple, l’usage des cartes professionnelles (‘business cards’) revêt une importance majeure : il s’agit d’un geste protocolaire qui montre tout son respect face à son interlocuteur professionnel.

Il serait bon aussi de se renseigner sur les traditions culinaires locales afin d’éviter toutes surprises désagréables lorsque vient le moment du repas d’affaires ! Par exemple, au Mexique, on trouve souvent des plats épicés alors qu’en France on mange plutôt gras… Prenez donc quelques minutes pour prendre connaissance des habitudes alimentaires avant votre départ !